No âmbito da candidatura aos Prémios CLUBE TOP 2022, o IKP viu ser reconhecido com a atribuição do 1º lugar Regional – Lisboa e Vale do Tejo, a sua prática de gestão desportiva.

A inovação e transformação digital não é apenas uma tendência, mas sim uma necessidade para a sobrevivência e para o sucesso dos clubes de pequena e média dimensão. Esta mudança é um processo contínuo que oferece uma série de benefícios que podem ajudar os clubes na adaptação às suas necessidades específicas. 

O caso que apresentamos do IPPON KARATE PORTUGAL, revela como uma boa prática de gestão teve o potencial para ajudar a transformar o clube numa organização mais ágil, dinâmica e reconhecida na comunidade. 

Este é mais um exemplo inspirador que deve servir de guia para outros gestores desportivos que procuram transformar positivamente as suas organizações.


DIGITALIZAÇÃO DE PROCESSOS NA GESTÃO DOS CLUBES DESPORTIVOS  

A inovação na gestão de clubes é um caminho essencial para o sucesso. Através de uma cultura de inovação os clubes podem destacar-se, melhorar a sua performance e a qualidade do serviço que prestam, reduzir custos, aumentar a receita e melhorar a imagem. 

Para superar os desafios da inovação e adotar processos de gestão mais ágeis, é fundamental que exista uma visão estratégica, com investimento em recursos humanos e tecnológicos, com capacidade para gerir de forma eficaz as mudanças provocadas pelas novas abordagens, onde todos devem estar conscientes e preparados para lidar também com alguns riscos e incertezas. 

Para uma mudança que se pretende eficaz, é fundamental que exista na organização flexibilidade na capacidade de adaptação às mudanças, trabalho em equipa suportado por uma boa comunicação interna, e um foco grande nas prioridades definidas. 

A inovação pode ser a chave para o futuro promissor de qualquer clube, tendo sempre presente que se trata de um processo contínuo que exige aprendizagem constante, onde aprender e procurar inspiração noutras organizações, tanto dentro quanto fora do mundo do desporto é fundamental, não esquecendo que sem o envolvimento de todos os membros da organização será sempre um processo mais difícil de atingir. 

À semelhança de outros clubes o IKP foi crescendo no número de alunos em atividade, treinos e competições, aumentando também o seu envolvimento com os pais e com a comunidade, no entanto, os processos de gestão do clube permaneceram inalterados durante muitos anos sem que registassem desenvolvimentos significativos. 

Conscientes que era necessário modernizar o clube e torná-lo mais funcional, aproveitaram a interrupção da atividade provocada pelo cenário pandémico de 2020 para reformar e inovar a forma de gerir a associação e a relação com os seus sócios. 

Usando os conhecimentos informáticos de alguns membros, decidiram desenvolver uma aplicação e uma plataforma informática que tentasse responder às várias necessidades que ao longo do tempo foram registando através das opiniões dos seus sócios. 


OS PROBLEMAS IDENTIFICADOS 

O clube é uma organização que reúne pessoas com interesses comuns, e um dos seus objetivos principais passa por identificar e ajudar a resolver problemas que afetam os seus membros ou a comunidade em geral, sendo esse o primeiro passo para a sua resolução.  

Numa fase inicial, questionando treinadores e encarregados de educação, foram identificados os seguintes problemas que careciam de intervenção imediata: 

EXCESSIVA UTILIZAÇÃO DE PAPEL
Eliminar ao máximo a utilização de papel nas tarefas diárias do clube: 
- Cartões de sócio; 
- Guias de pagamento; 
- Convocatórias; 
- Faturas; 
- Exames de avaliação; 
- Etc. 

COMUNICAÇÃO 
Necessidade de alteração da estratégia de comunicação do clube: 
- A informação não chegava a todos os membros de forma clara; 
- Existia uma grande dificuldade em garantir um maior envolvimento dos sócios com o clube; 
- Era difícil a consulta das informações acerca do clube. 

MOROSIDADE PROCESSUAL
Necessidade de tornar os procedimentos mais ágeis e intuitivos para os associados: 
- Os processos eram administrativamente lentos; 
- Gerador de insatisfação dos membros. 


ESTRATÉGIAS ADOTADAS NA RESOLUÇÃO DOS PROBLEMAS IDENTIFICADOS

O desenvolvimento e implementação de uma aplicação para um clube pode ser uma excelente estratégia para otimizar a comunicação e o relacionamento com os seus membros, além de oferecer diversos benefícios e funcionalidades que facilitam a gestão das atividades e eventos. Para garantir o sucesso da iniciativa, o IKP delineou estrategicamente algumas etapas que vieram a permitir a operacionalização da plataforma e aplicação informática, revelando-se estas fundamentais no processo de transformação digital do clube.

Identificamos em seguida os principais passos nesta caminhada: 
- Identificação junto dos treinadores, encarregados de educação e alunos sobre quais as principais necessidades sentidas enquanto membros do clube; 
- Desenvolvimento da ferramenta informática através de recursos humanos do clube o que permitiu um baixo custo de produção; 
- Tornar a aplicação gratuita para todos os sócios; 
- A utilização de meios tecnológicos nos vários processos do clube como forma de garantir um maior envolvimento dos jovens; 
- Demonstrar a todos os membros o contributo positivo que o clube estava a dar no âmbito da sustentabilidade ambiental; 
- Desenvolver uma ferramenta informática com potencial para vir a ser utilizada por outros clubes. 


RESULTADOS ALCANÇADOS 

As estratégias implementadas trouxeram importantes resultados positivos, que se traduziram essencialmente nos seguintes outputs: 

MELHORIA DE PROCESSOS  
     Processamento de quotas, mensalidades e emissão de faturas; 
     Pagamento através da aplicação com emissão com envio automático da fatura para o email. 

IMAGEM POSITIVA DO CLUBE 
     Processos mais ágeis e flexíveis; 
     Consciência ambiental; 
     Comunicação célere e eficaz. 

CONSCIENCIALIZAÇÃO AMBIENTAL  
     Redução no consumo de papel e consumeis de escritório.  

DESENVOLVIMENTO DE UMA FERRAMENTA TECNOLÓGICA QUE PODE SER USADA POR OUTROS CLUBES  
     Identificação de necessidades próprias que se revelaram transversais a outros clubes, permitindo a adaptação e comercialização da aplicação desenvolvida. 

INSCRIÇÃO EM EVENTOS 
     O encarregado de educação acede à aplicação e tem disponíveis todas as informações, podendo posteriormente proceder à inscrição eletrónica do aluno. 

ENCOMENDA DE MATERIAL 
     O sócio encomenda o material na aplicação e a pessoa responsável é notificada. 

HISTORIAL DO ALUNO/PALMARÉS 
     Todas as participações em eventos e resultados das competições são inseridas na plataforma, gerando de imediato um histórico do aluno.